Slim documentbeheer verhoogt efficiëntie bij Van Rhijn Bouw met M-Files en Hubshare

Van Rhijn Bouw is een familiebedrijf dat zich kenmerkt door ervaring en een no-nonsense benadering. Deze middelgrote aannemer uit de Randstad is voornamelijk actief in de woningbouw. Hierbij werkt Van Rhijn Bouw intensief samen met woningbouwverenigingen, gemeenten, projectontwikkelaars (waaronder het eigen Van Rhijn Projectontwikkeling), onderaannemers en leveranciers. Gezien de omvang van de projecten, worden er veel documenten uitgewisseld, die steeds verder worden verfijnd en aangevuld. “Lange tijd konden we goed uit de voeten met onze vaste mappenstructuur in Verkenner en met Outlook om informatie te delen”, vertelt Arnold Hoekstra, systeembeheerder. “Maar door groei en verdere digitalisering voldeed die werkwijze niet meer.”

Grip op zaken in een groeiend aannemersbedrijf

“Onze projecten werden steeds omvangrijker en het aantal benodigde digitale documenten nam toe. Daardoor werd het steeds moeilijker om de juiste stukken terug te vinden. En als een partner per ongeluk een oudere versie bewerkte, verloren we kostbare tijd. Daarom gingen we op zoek naar een softwarepakket dat een snelle, actuele en juiste informatiestroom zou faciliteren. Ook wilden we het aantal e-mails terugdringen waarin we documenten deelden en terug ontvingen van onze samenwerkingspartners.”

M-Files en Hubshare zorgen voor gemak en zekerheid

Yielder (voorheen PCI IT & AV) hielp Van Rhijn Bouw bij de installatie en implementatie van M-Files en Hubshare. M-Files is een documentmanagementsysteem, terwijl Hubshare fungeert als een portal waarmee documenten toegankelijk kunnen worden gemaakt voor externe partijen. Arnold is enthousiast over de nieuwe mogelijkheden die beide systemen bieden. “Het meest krachtige van M-Files is de vindbaarheid van documenten. Zolang ik een document de juiste data meegeef, kan ik ‘m altijd terugvinden. En Hubshare levert zowel gemak als zekerheid op. Wij zetten hierin alle documenten klaar voor onze onderaannemers en leveranciers zodat zij verder kunnen werken aan hun onderdeel van het bouwplan. Ze kunnen ze downloaden, eventueel voorzien van opmerkingen en weer terugzetten. Zo starten we projecten soepel op en is ook daarna de informatievoorziening geborgd.”

Goede vertaalslag en hands-on implementatie

“Ze wisten bij Yielder goed de vertaling te maken tussen onze wensen en de techniek. Daarvoor zijn zij eerst op afdelingsniveau gaan kijken: wat hebben we, wat doen we en wat willen we? Vervolgens zijn we M-Files gaan opbouwen, inrichten en gelijk ook al gaan uitproberen. Dankzij die combinatie van inrichten en ter plekke gebruiken hebben we nu een oplossing die helemaal aansluit bij onze wensen en behoeften. Desondanks moesten mijn collega’s en onze partners wel even wennen aan de veranderingen. Maar zodra ze merkten wat de voordelen waren, viel de weerstand weg. Het is ook wel begrijpelijk, voor onderaannemers en leveranciers bijvoorbeeld is het wéér een portaal, maar via één inlog hebben ze nu toegang tot alle projecten, brengen we samen de foutmarge omlaag en hoeven we ons nooit meer af te vragen of we de laatste versie van een document voor ons hebben.”

Uitbreidingsmogelijkheden M-Files en Hubshare

“Voorlopig kunnen we hiermee vooruit, maar ik zie ook al mogelijkheden voor in de toekomst. Zo zouden we M-Files en Hubshare ook kunnen inzetten voor het maken van offertes. De benodigde documenten zet ik dan klaar in de portal en partijen die ze willen gebruiken kunnen daar gelijk bij. Dat lijkt me erg handig.”