Misschien zijn ze niet de grootste kaasproducent, maar dat is ook niet waar het bij CONO Kaasmakers om draait. De coöperatie wil toonaangevend zijn in kwaliteit en duurzaamheid. De melk komt van koeien die meer dan gemiddeld in de wei grazen en de kaas wordt geproduceerd volgens de hoogste normen.
Diezelfde standaard geldt ook voor de interne organisatie. Want wie voorop wil lopen in kwaliteit, moet ook grip houden op informatie en processen. Daarom koos CONO voor M-Files, samen met Yielder (voorheen PCI).
Traditie met toekomst
CONO produceert jaarlijks zo’n 31 miljoen kilo kaas. Niet om de grootste te worden, maar om de beste en eerlijkste kaas te maken. De coöperatie bestaat al ruim honderd jaar en telt 440 aangesloten boeren. Boeren delen hun kennis in workshops en kaasmeesters dragen hun vakmanschap door van generatie op generatie.
Duurzaamheid is diep verweven in de organisatie. Sinds 2008 loopt het programma Caring Dairy, waarmee boeren biodiversiteit bevorderen en een premie ontvangen voor extra weidegang. CONO werd bovendien de eerste klimaatneutraal gecertificeerde zuivelorganisatie in Nederland (Climate Neutral Group). Sinds 2020 is de kaas volledig klimaatneutraal.
“Ik kan heel enthousiast worden van de manier waarop bij CONO wordt gewerkt: aandacht voor de totstandkoming van een product met de beste kwaliteit, dierenwelzijn en duurzaamheid.”
Marcel Janssen, Informatieanalist CONO Kaasmakers
Waarom grip op informatie onmisbaar werd
Ook achter de schermen wil CONO dezelfde hoge standaarden hanteren.
Duurzame, efficiënte en minder foutgevoelige administratieve processen.
Maar de groei en het continue verbeteren brachten uitdagingen mee. Consumentencommunicatie werd tot voor kort in spreadsheets bijgehouden: zeer bewerkelijk, foutgevoelig en lastig overdraagbaar. Daarnaast wilde CONO meer inzicht krijgen in de onderliggende problematiek van klantvragen en opmerkingen, om effectiever en efficiënter te kunnen werken. “Die groei, met het voortdurend jezelf willen verbeteren, manifesteert zich ook binnen de bedrijfsprocessen, de hoeveelheid data en informatiebeheer. Informatie moet gedeeld kunnen worden: zowel binnen de organisatie als tussen de klanten en de organisatie. Dat laatste deden we tot voor kort via het bijhouden van onze consumentencommunicatie in een spreadsheet. Als je niet zo groot bent gaat dat nog wel misschien, maar ideaal is het niet.” Aldus Gert-Jan Borger, IT Manager bij CONO.
“Dat passen we toe in de manier waarop we met informatie omgaan; hoe we met klanten omgaan in de communicatie; hoe we processen zoveel mogelijk digitaal willen ondersteunen om daarmee menselijke fouten te kunnen voorkomen. Ook dat draagt bij aan de totale kwaliteit en duurzaamheid van CONO als organisatie.”
Marcel Janssen, Informatieanalist bij CONO Kaasmakers
De slimme stap naar M-Files
Yielder was al actief bij CONO met printmanagement. Tijdens een gesprek over de groeiende informatiestromen kwam de vraag naar boven of er niet méér mogelijk was. Yielder onderzocht de situatie en concludeerde dat een documentmanagementsysteem waarde kon toevoegen in meerdere afdelingen.
Yielder ontwikkelde een Proof of Concept. CONO daagde hen uit: laat maar zien dat het werkt. Het resultaat was overtuigend: M-Files gaf grip op documenten en processen en bood precies de inzichten waar de organisatie naar zocht.
De samenwerking met Yielder groeide uit tot meer dan alleen een technische implementatie. Door goed te luisteren en een Proof of Concept uit te voeren, wisten zij aan te tonen hoe M-Files de dagelijkse praktijk van CONO echt kon verbeteren.
“Toen werd duidelijk dat er voordelen te behalen waren met de implementatie van M-Files.”
Gert-Jan Borger, IT Manager CONO Kaasmakers
Over M-Files
Met M-Files werkt de organisatie altijd met de meest actuele versie van een document. Elke wijziging wordt automatisch gelogd, inclusief wie het wijzigde en wanneer. Dit biedt volledig inzicht in de revisiegeschiedenis en ondersteunt workflows voor goedkeuring, publicatie en archivering.
Geavanceerde toegangscontrole
Toegang tot documenten wordt automatisch geregeld op basis van rol, team, documenttype of metadata. Rechten worden aangepast zodra bijvoorbeeld een projectstatus verandert. Dankzij ondersteuning voor Single Sign-On (SSO), tweefactorauthenticatie en fijnmazige toegangscontrole blijft gevoelige informatie goed beschermd, tot op documentniveau.
Veilig delen met derden
Samenwerking met externe partijen verloopt veilig en gecontroleerd. Via portalen of beveiligde links kunnen klanten, leveranciers of auditors tijdelijk toegang krijgen tot specifieke documenten, zonder dat deze lokaal worden opgeslagen. Downloadrestricties en tijdslimieten zorgen voor extra controle.
Geautomatiseerde workflows
Belangrijke processen zoals goedkeuringen, reviews of contractverlengingen verlopen volledig geautomatiseerd. Taken en meldingen worden automatisch toegewezen, terwijl audit-trails zorgen voor volledige traceerbaarheid. Dit helpt niet alleen bij compliance, maar ook bij het voldoen aan normen zoals ISO 9001 en GDPR.
Digitale duurzaamheid als volgende stap
Met M-Files beschikt CONO nu over een stevig digitaal fundament. Consumentencommunicatie is overzichtelijker, processen zijn minder foutgevoelig en informatie kan eenvoudig worden gedeeld en overgedragen.
Zo voegt digitale duurzaamheid zich naadloos bij de duurzame manier van werken die CONO al sinds jaar en dag hanteert. Niet de grootste, maar wel de meest toonaangevende en duurzame.
Meer weten?
Ben je benieuwd geworden naar de mogelijkheden die wij voor jouw organisatie kunnen betekenen op het gebied van IT & Communication? Neem dan contact met ons op.
"*" geeft vereiste velden aan