GBTwente kiest voor digitale transformatie met moderne audiovisuele oplossingen

Na de verhuizing naar een nieuw onderkomen in Hengelo wilde GBTwente in de nieuwe werkomgeving alles ingericht hebben op het digitale werken. René Weusthuis, staffunctionaris I&A bij GBTwente: “Daaronder hoort bijvoorbeeld ook digitaal vergaderen. Elke vergaderruimte is, in overleg met en op advies van Yielder (voorheen PCI IT & AV), nu voorzien van de juiste audiovisuele hulpmiddelen. Ook in de kantooromgevingen zijn schermen voor infokanalen voor intern gebruik geplaatst.”

GBTwente is een zogenaamde Gemeenschappelijke Regeling (GR) die voor acht Twentse gemeenten en twee Achterhoekse gemeenten de WOZ-waarde vaststelt en alle gemeentelijke belastingen heft en int. Elk voorjaar gaan zo’n 200.000 aanslagen de deur uit. Daarnaast wordt zo’n 40 procent van de aanslagen via mijnoverheid.nl verwerkt. René: “Wij willen hier op ons eigen kantoor, met de mensen die we hebben (ongeveer 100 fte), ons bezighouden met de kern van onze taak: het op de juiste wijze verwerken en controleren van de gemeentelijke belastingen voor onze opdrachtgevers. Andere organisaties zijn beter in het faciliteren van bijvoorbeeld de output, zoals die 200.000 aanslagen. Daar hoeven wij ons dan niet mee bezig te houden. We leveren aan en zij verwerken. Ieder zijn specialiteit.”

Digitaal werken

Het ultieme doel voor GBTwente was zoveel mogelijk digitaal (en dus papierloos) werken. René: “Daarvoor hadden we bedacht dat – naast het uitbesteden van het printwerk – ook de vergaderfaciliteiten en de onderlinge communicatie zoveel mogelijk digitaal gefaciliteerd moesten worden. Yielder heeft ons geadviseerd en geholpen met de AV-inrichting van het nieuwe kantoor, vergaderruimtes voorzien van moderne schermen, de centrale ruimte voorzien van een groot projectiescherm en alles met de juiste softwaretools om de doelstellingen te verwezenlijken. Daarbij hebben ze ons proactief advies gegeven en meegedacht over wat de beste oplossingen zouden zijn. Soms was dat anders dan wat we zelf hadden bedacht. Dat werkte heel prettig: zij hebben laten blijken over veel deskundigheid te beschikken en daar hebben wij nu van kunnen profiteren.”

Geen papieren hand-outs nodig

Digitaal werken betekende voor GBTwente onder meer dat de vergaderruimtes moesten worden voorzien van de middelen om bijvoorbeeld het printen van hand-outs voor elke vergadering te voorkomen. René: “Alle vergaderruimtes zijn daarom voorzien van een groot scherm waarop laptops kunnen worden aangesloten. Dan kan iedereen meekijken op het scherm en misschien wat aantekeningen maken voor zichzelf, maar er hoeven geen stapels papier te worden geprint voor alle deelnemers. Zo hebben we een behoorlijk aantal van die ruimtes en als je al die printjes bij elkaar optelt, loopt het nog aardig op. Deze schermen voorzien dus echt in een middel om digitaal vergaderen en digitaal werken optimaal te faciliteren.”

Projectiescherm in centrale ruimte

Voor de centrale cursusruimte in het ruim opgezette nieuwe kantoor in Hengelo geldt eigenlijk hetzelfde. “Daar is een groot projectiescherm geplaatst met de juiste software en geluid (Clickshare met Bose). Voor alle deelnemers is daarmee letterlijk en figuurlijk een helder beeld te krijgen van hetgeen wordt gedoceerd”, aldus René. Zo ook voor de interne communicatie. “Binnen het kantoor hebben we op diverse plaatsen schermen hangen die dienen als informatiekanalen. Deze worden gevoed via narrowcasting met informatie die ofwel noodzakelijk dan wel interessant is voor de medewerkers. Zo blijft iedereen heel snel en eenvoudig op de hoogte van wat er speelt binnen (en buiten) de organisatie.”

Bewezen technologie en partner

Voor GBTwente was het belangrijk dat ze konden terugvallen op een instrumentarium en een partner die zich al had bewezen. Er mocht bij de aangedragen oplossingen geen sprake meer zijn van kinderziektes die er nog uit moesten en de partner moest bewezen deskundig zijn met ervaring in vergelijkbare projecten. René: “Tijdens het selectieproces hadden we een aantal partijen uitgenodigd om onze situatie te komen bekijken en hier vervolgens een plan voor te maken. Het eigen initiatief van Yielder leidde deels tot verrassende oplossingen. Zij brachten ideeën aan die wij niet van tevoren hadden bedacht, maar die wel een duidelijke meerwaarde voor onze organisatie betekenden. Zoals bijvoorbeeld het advies om in de kantine twee tv’s in plaats van één groot scherm te plaatsen. Die twee tv’s maken ons een stuk flexibeler in gebruik tegen lagere kosten. Voeg daarbij dat de prijs van het hele project ons aangenaam verraste en het pleit was snel beslecht.”